Eine gute Controllingsoftware ist nicht dazu gedacht, die Mitarbeiter zu überwachen, sondern soll geschäftliche und betriebliche Prozesse analysieren helfen. Alle Daten müssen diesbezüglich wenn möglich an einem Ort gesammelt werden, in einem sogenannten Datawarehouse, und dort auch ausgewertet werden können. Stellt sich beispielsweise ein Problem ein, was in jedem betrieblichen Ablauf eher die Regel als die Ausnahme ist, sollen die gesammelten Daten und deren Auswertungen helfen, dem Problem auf die Spur zu kommen und einen Lösungsansatz zu finden. Im weiteren Controlling wird dann überwacht, ob die avisierte Lösung hilft, das Problem zu beseitigen oder zu mindern.
Eine Software bringt oft die Fakten auf den Punkt und es lassen sich Lösungsvorschläge generieren. Ebenso ist eine gute Controllingsoftware in der Projektgestaltung kaum noch wegzudenken. Die aufgesetzten Projekte können anhand einer solchen Software überwacht und kritische Punkte analysiert werden. Dies erspart der Unternehmensleitung die personelle Überwachung, somit Zeit und Geld, und gibt dadurch Kapazitäten für andere Aufgaben frei.
Eine gute Controlling Software hat auch seinen Preis, Es gibt zwar für kleine und mittlere Unternehmen günstige Lösungen aber alle haben dann an verschiedenen Stellen ihre Schwächen. Auch gibt es starke Lösungen für einzelne Bereiche, um dann die Daten wieder komplett auswerten zu können, ist ein weiteres Werkzeug nötig, welches die erforderlichen Schnittstellen mitbringt und somit auch wieder zu höheren Kosten führt.
Eine umfassende Beratung in diesem Bereich notwendig und dabei erforderlich, sich mehrere Berater anzuhören. Die Definition der Ziele führt oft zum Leistungsumfang des Produktes. Aber unbestritten bleibt ab einer gewissen Größe die Anschaffung einer guten Controlling Software.