Unternehmen haben es im Zuge ihrer täglichen Arbeit auch mit der Zustellung oder dem Versand zahlreicher E-Mails zu tun. So werden Anfragen an Kunden und Geschäftspartner versendet und umgekehrt können sich Kunden und Geschäftspartner per E-Mail an ein Unternehmen wenden. Es versteht sich von selbst, dass dabei der Überblick schon einmal schnell verloren gehen kann.
Das Thema E-Mail Archivierung und E-Mail Management wird aus dem zuvor genannten Grund daher für Unternehmen immer wichtiger.
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Wie sinnvoll sind Komplettlösungen?
Auf dem Markt gibt es mittlerweile zahlreiche Komplettlösungen, die Unternehmen bei diesem schwierigen Unterfangen unterstützen sollen. Um jedoch individuell die richtige Komplettlösung zu finden, sollte zunächst der eigene Bedarf festgestellt werden. Es muss entsprechend also die Frage beantwortet werden, was die Softwarelösung bieten können muss.
Ein System für E-Mail Archivierung kann zum Beispiel die Möglichkeit offerieren, die eingehenden und ausgehenden Mails abzulegen. Jedoch wird das in den meisten Unternehmen nicht ausreichen, da die E-Mails nicht nur archiviert, sondern auch weiter bearbeitet werden müssen. Umso umfassender der Funktionsumfang ist, umso mehr Ordnung kann in die immer größer werdende E-Mail-Flut gebracht werden. Automatische Systeme sind zudem in der Lage, eingehende Mails zu analysieren und automatisiert in die richtige Kategorie für die Speicherung, beziehungsweise für die weitere Bearbeitung, einzuordnen.
Datensicherheit ist wichtig
Komplettlösungen, wie etwa die des Unternehmens Redoxx, lassen sich sowohl in bekannte E-Mail-Anwendungen, wie Microsoft Outlook oder Lotus Notes integrieren. Hierfür muss in einigen Fällen jedoch ein zusätzliches Add-in heruntergeladen und installiert werden. Die Nutzung des E-Mail-Archivs ist allerdings stets auch über ein Web-Interface möglich. Moderne Systemlösungen bedenken zudem den mobilen Umgang mit ein- und ausgehenden Mails. So stellen manche Anbieter auch mobile Anwendungen für unterschiedliche Betriebssysteme bereit.
Ein weiterer wichtiger Faktor ist der Zugriff auf das Archiv. Eine umfassende Suchfunktion, die mehrere Filter zulässt und die alle archivierten E-Mails auch in den Anhängen berücksichtigt, dürfen von einer guten Komplettlösung erwartet werden. Weitere wichtige Kriterien sind die Datensicherheit und ein ansprechbarer Support. Hochwertige Komplettlösungen nutzen nicht nur automatisierte Verfahren zur Datensicherung, also zum Backup, sie übertragen die Daten auch verschlüsselt. Bei Bedarf können ausgehende Mails sogar zusätzlich mit einem Passwort gesichert werden.
Komplettsysteme für E-Mail Archivierung, Management und Backup bieten zudem viele individuelle Einstellungsmöglichkeiten, die an den eigenen Bedarf angepasst werden können. So lässt sich beispielsweise einstellen, welche E-Mails über welchen Zeitraum in welcher Archivkategorie gespeichert werden sollen. Ebenfalls können individuelle Zugriffsrechte definiert werden. Es lässt sich also festlegen, welcher Mitarbeiter welcher Abteilung wann auf welche E-Mails zugreifen kann.
Derartige Managementsysteme nehmen Unternehmen viel Arbeit ab und lichten den Dschungel der ein- und ausgehenden elektronischen Post. Kunden und Geschäftspartner erhalten schnellere Antworten und Mitarbeiter wissen rascher, wie sie mit den Anfragen verfahren müssen.