Mit MS Access Datenbanken anlegen

Wer mit Access eine Datenbank anlegen möchte, muss sich zuerst einmal die Frage stellen, wofür sie eigentlich gedacht ist und wer sie verwenden wird. Die nächste Frage muss sein, welche Daten enthalten sein sollen und schließlich ist es auch wichtig, welche Berichte erstellt werden sollen, welche Abfragen verwendet werden sollen und welche Formulare erstellt werden müssen. Mit den Antworten auf diese grundlegenden Fragen kann man einen Entwurf für eine Datenbank erstellen, die sinnvoll und verwendbar ist.

Um eine Datenbank zu erstellen, bietet Access mehrere Möglichkeiten an. Mithilfe eines Datenbankassistenten, der in Access integriert ist, ist es eigentlich ganz einfach. So können integrierte Vorlagen ausgewählt werden und den eigenen Bedürfnissen zum Teil angepasst werden. Der Assistent hilft dabei, nicht nur Tabellen und Abfragen, sondern auch Berichte oder eine Übersicht der Datenbank zu erstellen. Diese Methode ist empfehlenswert, wenn die in Access integrierten Vorlagen den Anforderungen des jeweiligen Nutzers entsprechen.

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Eine weitere Methode, eine Access Datenbank anzulegen, basiert auf den bei Office Online verfügbaren Vorlagen. Online können die Vorlagen eingesehen werden. Wenn etwas dabei ist, das den Anforderungen entspricht, können die Vorlagen einfach heruntergeladen werden. Eine Vorlage enthält außer Tabellen keine Daten. Die enthaltenen Tabellen sind für Abfragen, Formulare oder Berichte. Ist die Datenbank geöffnet, können alle Objekte noch angepasst werden. Wer schon ein bisschen mehr Erfahrung hat, kann eine Access Datenbank auf der Basis eines eigenen Entwurfs anlegen. Dazu muss einfach eine leere Datenbank erstellt werden, in die dann die Formulare, Berichte und Objekte hinzugefügt werden. Diese Methode lässt sich am besten an individuelle Anforderungen anpassen, erfordert aber auch, dass jedes Element der Datenbank einzeln definiert wird.

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